メール英語の“やさしい依頼”テンプレ：Please だけに頼らない丁寧表現

英語メールでお願いをするとき、毎回 “Please …” で始めていませんか？悪くはありませんが、状況によっては硬すぎたり、命令調に感じられることも。今日は、相手の負担感を下げつつ、こちらの意図が伝わる “やさしい依頼英語” を場面別テンプレで紹介します。

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1) まずは前置きで空気をやわらげる

• Hope you’re doing well. / I hope this finds you well.
• Thanks in advance for your help on this.（先に感謝を伝える）
• Really appreciate your time.（時間を割いてくれて感謝）

▶最初の一文で“やわらかさ”を作ると、その後の依頼が受け入れられやすい。

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2) 依頼の核：命令ではなく“相談”の形に

• Could you…? / Would you be able to…?
  • Would you be able to share the numbers by Friday?
• Do you mind ~ing…?（ていねい＆フレンドリー）
  • Do you mind sending me the latest deck?
• If possible / If that works for you,
  • If possible, could we move the call to 3pm?

▶“条件付き”にすると圧が下がる。Could / Would / If possibleの三種の神器。

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3) 相手のメリット or 背景を添える

• This will help us finalize the report today.
• So that the client review goes smoothly.

▶「なぜ必要か」を一行足す＝納得感が上がり、返信が早くなる。

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4) 締め方：選択肢とクッションで印象UP

• No rush / when you have a moment.（急ぎません）
• Happy to adjust if needed.（調整可能です）
• Does that work for you?（都合はどう？）

▶“一方的”にならないように、柔らかい余白を作る。

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5) そのまま使える依頼テンプレ（用途別）

データ依頼

Subject: Quick data request for tomorrow
Hi Name,
Hope you’re doing well. Would you be able to share the Q3 figures by Friday? This will help us finalize the client deck. No rush if you’re tied up—Monday works too.
Thanks so much,
Me

予定変更

Could we move our meeting to 3pm today, if that works for you? Happy to adjust to another time.

リマインド（角を立てない）

Just a gentle reminder on the invoice below—whenever you have a moment.
Appreciate your help!

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6) 文化メモ：直接性の調整

• 米国：結論→理由→詳細の順で端的に。
• 英国：婉曲表現（a bit / perhaps / would you mind）が好まれる傾向。
• 共通：相手の時間に敬意を払う一文が効く。

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7) よくあるNGを回避

• × Please kindly…（二重丁寧は不自然）→ Could you…
• × ASAP（相手に圧）→ at your earliest convenience / when possible
• × 長文ひと塊 → 1文＝1要件、箇条書きで可読性UP

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60秒タスク（言い換え）

1. Please send the file today.
   → Would you be able to send the file today? If not, tomorrow works too.
2. Please change the schedule.
   → Could we move the schedule to Thursday? Happy to adjust if needed.

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3分タスク（自分の案件に当てはめ）

あなたの今週の依頼を1つ選び、前置き / 核 / 背景 / 締めの4パーツで下書き。
例：

• 前置き：Hope you’re doing well.
• 核：Would you be able to review the draft by Wednesday?
• 背景：This will help us prepare for the client call.
• 締め：No rush if you’re busy—Thursday works as well.

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まとめチェックリスト

• Could / Would / If possible を使った？
• 背景（Why）を1行添えた？
• 締めに No rush / Does that work? を入れた？
• 感謝を前後どちらかに置いた？

“やさしい依頼”は信頼の積み重ね。今日の一本を、そのままテンプレ化して使ってみてください。